Documentar es reunir documentos e información sobre un tema determinado y tratar estos documentos para su difusión inmediata.
Los documentos deben tener tres características principales. Deben ser:
Fiables: Tanto su autor como sus fuentes deben poder identificarse.
Originales: Deben ser fruto de un estudio o investigación.
y su utilización debe ser de fácil acceso para su uso y difusión.
Hay diferentes tipos de documentos: Documentos en forma de papel (manuscritos, impresos, fotografías y reproducciones), documentos en película (material audiovisual), documentos en forma magnética (discos y cintas magnéticas, casettes, video cintas..etc.) y documentos en forma electrónica (discos ópticos y discos digitales).
Dependiendo de su contenido los documentos pueden ser: primarios, secundarios, terciarios y de referencia.
Primarios: Transmiten información integra de un autor.
Secundarios: Publicaciones condensadas de documentos primarios.
Terciarios: Lista de publicaciones secundarias.
De referencia: Documentos de consulta que permiten y facilitan la información rápida, precisa e inmediata (enciclopedia y diccionarios).
La documentación cientifíca tiene varios objetivos:
Exhaustividad: Proporcionar toda la información que exista sobre cualquier tema, materia o disciplina.
Pertinencia: Procurar todos los documentos existentes que se refieran a un área de trabajo.
Precisión: Conseguir la información exacta que requiera el usuario.
Rapidez: Facilitar la información y documentación en un mínimo espacio de tiempo.
Economía: Procurar que el acceso a la información sea la más económica posible.
