En términos generales, en el ámbito de la Bibliotecología tradicional, se habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. Cualquier soporte que permita, simultáneamente, multiplicar ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo.
De acuerdo a la definición anterior, son documentos, por ejemplo, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como discos, cintas, cartuchos o “cassetes”. Son documentos -unidades significativas de información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.
Pues bien, de acuerdo a lo anterior, cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra.
Son, entonces, documentos electrónicos, los archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”, “administradores de bases de datos”, o programas para elaborar gráficos. Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen “presentaciones” en las computadoras. Son documentos electrónicos las llamadas “Páginas Web” y los mensajes que se transmiten por “e-mail”... Y lo son también las fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos –cámaras y grabadoras- llamados digitales; instrumentos que registran directamente la información audiovisual, en forma de señales eléctricas positivas y negativas en un medio electrónico.
Los documentos digitales y tradicionales tienen características que los diferencian. Los documentos tradicionales por ejemplo, tienen información producida mediante un sistema de codificación y registro particular. Para ser registrada requiere de la impresión y para ser codificada de alfabetos. Esta documentación está en soporte de papel, son textos en hojas, con dibujos, esquemas o gráficos, y carecen de vínculos o hipervínculos; además, carecen de sonido. Pero por otra parte, tienen mejor conservación que los materiales digitales o electrónicos ya que son más resistentes y seguros a la hora de conservarlos. Sin embargo, es más facil que se desordenen y causan mayor dificultad a la hora de ordenarlos.
Iturriak:
- MSINFO (Sistemas de Información), 7 de Noviembre de 2010 ,22:17: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
- Alfonso López Yepes, Universidad Computense de Madrid. Documentación digital y nuevas tecnologías de la información. Rediris. Kontsultatua: Azaroak 7, 2010. Orrialdea: http://multidoc.rediris.es/cuadernos/num13/talleres/pdf/Radio_YEPES.pdf
