Con el paso del tiempo las nuevas tecnologías han evolucionando de manera significativa. El tipo de documentación ha evolucionado también y ha tomado un lugar privilegiado dentro del mundo de la información. Como prueba de ello podemos encontrar la documentación digital, que ha ido extendiéndose en la informática, y ha tomado gran importancia quitándosela pues, a la documentación tradicional, que está quedando en obsolescencia.
Un documento es una unidad significativa de información que ha sido registrada en un soporte que permite su almacenamiento y su posterior recuperación. Los libros, los informes de diverso tipo, los dibujos, las fotografías… por ejemplo son documentos. Por otro lado, también constituye un documento cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa registrada en un soporte electrónico. De este modo, llamamos documento digital a cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un disco duro, CD Room o diskette. Le llamamos documento digital porque la información se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas. Las señales que modifican los textos, sonidos o imágenes son combinaciones de dígitos y la información registrada de esa manera se denomina información digital.
Los documentos digitales y tradicionales tienen características que los diferencian. Los documentos tradicionales por ejemplo, tienen información producida mediante un sistema de codificación y registro particular. Para ser registrada requiere de la impresión y para ser codificada de alfabetos. Esta documentación está en soporte de papel, son textos en hojas, con dibujos, esquemas o gráficos, y carecen de vínculos o hipervínculos; además, carecen de sonido. Pero por otra parte, tienen mejor conservación que los materiales digitales o electrónicos ya que son más resistentes y seguros a la hora de conservarlos. Sin embargo, es más facil que se desordenen y causan mayor dificultad a la hora de ordenarlos.
Por otro lado, la documentación digital tiene otra forma, está digitalizada, y tienen vínculos e hipervínculos para poder saltar de hoja en hoja. Puede accederse más facilmente a la página que sea conveniente y es ordenado. Además, puede ser modificado sin manchar o estropear el documento – al contrario del documento tradicional – y la condición del documento es único. Puede recoger sonidos y colores sin dificultad, también videos o fotos. La conservación resulta más dificil ya que puede perderse de un instante a otro la documentación, y su almacenamiento es más práctico pero puede también que sea más corta.
Puede decirse que la documentación digital completa la tradicional y que incluso es más ventajosa para buscar cualquier información. Tampoco está digitalizada toda la información tradicional, ya que es muy difícil almacenar toda la documentación existente, pero como conclusión se puede añadir que la documentación digital aparte de proporcionar más facilidades y ventajas es más cómoda y sostenible, así pues, está ganándole el terreno a la documentación tradicional pero todavía la documentación tradicional dará de que habrar.
Fuentes:
- Documentos Digitales, definición y características. Día de consulta 13 de noviembre, página: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
